小型公司房地产公司综合管理部架构与职责.doc 12页

PAGE PAGE 3 综合管理部 1．组织结构 综合管理部经理 综合管理部经理 行政主管 人力资源主管 后勤主管 招聘、解聘、培训、学习 社保、统计 车辆管理 办公用品采购，办公费用的控制 保安、保洁 考勤制度制度审核及考勤管理 档案员 法律专员 物业售后服务 组织公司活动、准备公司会议 公关工作（宣传企业文化） 目录 一、综合管理部经理职责 ………………………………………… 2 二、行政主管职责 ………………………………………………… 3 （一、档案员职责 ………………………………………………… 3 （二）法律专员职责 ……………………………………………… 4 三、后勤主管职责 ………………………………………………… 5 （一）车辆管理专员 ……………………………………………… 5 （二）办公用品采购专员 ………………………………………… 6 （三）公司保全、保洁管理专员 ………………………………… 6 四、人力资源主管职责 …………………………………………… 7 （一）劳资专员职责 ……………………………………………… 7 （二）培训专员职责 ……………………………………………… 8 （三）考勤专员职责 ……………………………………………… 9 （四）社保、统计专员职责 ……………………………………… 9 五、服务管理中心主管职责 ……………………………………… 10 一、综合管理部经理职责 1．参与企业发展规划的拟订、年度经营计划的编制和企业重大决策事项的讨论。 2．根据领导意见，召集主持企业办公会议和其他有关会议，并检查决议的贯彻实施情况； 3．汇总企业年度综合性资料，草拟、审核企业年度总结、工作计划和其他综合性文稿。 4、负责企业各项规章制度的拟订、执行与监控。 5、拟定公司年度经费预算，并对企业各项行政办公费用进行管理与控制。 6、负责企业文化的建设与宣导。 7．全面负责企业行政、档案、后勤的管理工作。 8、负责与外界有关部门和机构保持良好的公共关系；负责企业重大会议、活动的筹备管理工作，接待重要来访客人。 9、负责公司与上级主管部门的联系工作；协调各部门之间的工作及关系。 10、完成总经理临时交办的其他工作。 二、行政主管职责 依据企业的发展战略目标，组织编制所属部门的工作计划和目标，领导、协调相关部门的工作，保证企业各项经营业务得到有序开展 1、组织制定企业各项行政管理的规章制度并监督执行，定期将执行情况制作成报告递交综合管理部经理。 2、全面负责企业行政的管理工作，按时拟订各项工作计划 3、按照企业年度经费预算，合理控制各项行政经费的支出情况。 4、负责对企业印章、档案的管理。 5、负责处理公司的法律事务。 6、负责企业文化的建设与宣导，包括休闲、文化娱乐活动管理。 7、负责企业行政会议的组织和会议室的管理工作。 7、负责企业重大活动的筹备组织工作，接待重要来访客人。 8、负责与外界有关部门和机构保持良好的公共关系 9、完成领导临时交办的其他工作 （一）、档案员职责 1．负责企业档案管理制度的建设、实施和维护，并落实企业的档案管理制度及管理职责。 2、负责对各部门文书资料、工程资料及图纸、与外单位的往来文件、合同的收集、归档管理工作。 3、负责办理工程档案、图纸的查阅、借阅及档案统计工作 4．负责处理公司行政文书、上级文件、报纸订阅、信件派发邮寄等事宜，做好收发登记、传递、催办、归档、立卷及档案管理工作。 5．完成领导临时交办的其他工作。 （二）法律专员职责（一名，不需要另外聘请法律顾问） 1．执行国家法律法规并对企业的经营决策提出法律意见和建议，处理企业内部法律事务。 2．处理企业业务过程中的相关法律手续，保证企业经济行为的合法性。 3．运用专业知识，对合同执行中出现的问题提出建议。 4．参与企业重大合作项目的商务谈判，处理相关法律事务。 5．负责起草、审核和修改企业的各类法律文件，并收集整理相关法律文件。 6．草拟合同，协调合同的谈判、签约和履行工作。 7．代表企业解决相关的法律纠纷，处理有关仲裁和诉讼。 三、后勤主管职责 1．根据企业的总体战略部署，制定企业总务后勤管理制度，并报送主管领导审核。 2、按照企业年度经费预算，合理控制各项后勤经费的支出情况。 3．负责企业行政办公用品的采购、保管及发放管理工作。对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度。 4、根据企业的有关管理细则制订保安、保洁部门的工作计划和目标，全面负责辖区内安全、消防、清洁卫生管理工作。 5、负责行政车辆的调度管理，协调各部门车辆的使用情况； 7、负责员工宿舍、员工生活及员工食堂、伙食等管理工作。 8、负责企业内部基础设施建设、维修与管理工作。 9、其他后勤保障事务管理。 10．完成领导临时交办的其他工作。 （一）车辆管理专员 1、按照企业车辆管理制度，对车辆进行管理。 2、负责安排公司员工用车及费用报销工作。 3、负责车辆的日常维护、保养及司机的日常管理工作。 4、保证车辆和人员安全。 5、节约与控制车辆油料、修理费 6、定期或不定期组织驾驶员学习交通法律法规 7．做好车库的日常管理工作 8．完成领导临时交办的其他工作 （二）办公用品采购专员 1、负责公司办公用品的采购。 2、各部门递交采购清单后，核对必需品，为办公日常用品（如纸、笔等）自行采购，并做好登记；如为费用较大的支出，应当核查市场价格并请示行政主管，批准购买后才能采购。 3、各部门领用办公用品应当做好登记，并由领用人签字确认。 4、每月应当制作采购及领用报告存档，并递交行政主管审核，以便及时对公司行政费用支出进行合理的控制。 5、节约与控制行政办公费用的合理支出。 6、对于办公用品因正常使用发生的损坏，应当及时安排修理，合理支出的费用应当报行政主管签字确认。 7、完成领导临时交办的其他工作 （三）公司保全、保洁管理专员 1．保全工作管理 负责公司区域内安全、消防管理工作，保证业主人身和财产安全。 定期或不定期检查安全、消防设施设备，确保其能够正常使用。 配合公安机关进行治安管理和案件侦破等工作 负责保安队伍的建设、培训等工作。 负责对突发事件的现场管理，维持现场秩序 2、保洁工作管理 负责公司区域内卫生保洁服务工作。 每日巡查辖区内各个区域，检查清扫保洁任务，力争保质保量完成。 3、检查所属人员的考勤、仪容仪表，处罚违纪人员，做到奖罚分明。 四、人力资源主管职责 依据企业的发展战略目标，编制和实施人力资源规划，协调各部门和各子企业的人力资源管理工作，为企业年度经营业务和管理的有序开展提供人力资源保障和支持 1．负责制定和完善企业人力资源管理制度体系并监督执行。 2．根据企业发展战略组织制定人力资源整体战略规划和组织规划，为领导做出重大人事决策提供建议和信息支持。 3．负责企业的劳资工作，协调重要岗位的人员安排，确保各重要岗位的最佳人选。 4．组织制定企业的考核指标体系及相应的激励机制，建立有效的绩效考评体系并组织实施。 5．负责对企业员工的薪酬及奖金、津贴、补贴、社保等综合管理。 6．负责对企业员工的考勤、考核、处罚等综合管理。 7. 拟订人力资源成本预算，监督控制预算的执行情况。 8．管理本部门日常工作，并对部门资金的预算和控制。 9．协调员工与企业的关系，组织和推动企业文化建设。 10．对本部门员工聘任、提请奖惩、解聘的建议权。 （一）劳资专员 1．根据企业现有的编制及业务发展需求，协调、统计各职能部门的人员招聘需求，建立和完善企业的人才选拔体系及招聘流程。 2．负责建立企业招聘渠道，并提出人才招聘的合理化建议； 3. 建立和维护人事档案、员工花名册、及时更新员工的个人信息和资料，并将员工与工作相关的所有证件存档。 4. 负责办理员工入职、离职、转正、调岗、调薪、晋级的考核登记工作。 5．负责公司员工劳动合同的签订、终止、解除及管理工作。 6、与培训专员对接，为企业岗位随时提供适合人员建立后备人才选拔方案和人才储备机制。 7、与社保专员配合，协助人力资源部经理解决员工与公司的劳动纠纷事宜。 8、负责建立公司与员工的沟通机制，受理员工投诉并负责调查核实和协调解决 （二）培训专员 根据企业战略发展目标，提高员工综合素质，为企业经营管理提供有力的人力资源保障和支持，建立并完善企业培训体系、制度及相关流程。 1．按照企业战略发展计划和年度工作计划，以及内部培训需求，制定年度培训计划报相关领导审批；审批通过后负责实施培训，并根据企业的变化及时做出相应调整。 2．在各项培训结束后要及时进行培训效果分析，总结存在的问题并采取改进措施，撰写培训工作总结，报领导审核。 3．制定企业年度培训经费的预算并对其进行管理和使用。 4．建立员工培训档案，对实施的各类培训根据不同的培训内容及培训目的设计培训考核方式、考核内容和奖惩政策。 5．负责外部培训机构的挑选和管理，与外部职业培训机构等业务合作部门建立良好的合作关系，共享相关信息。 6．与招、解聘专员工作要对接，建立后备人才储备机制。 （三）考勤专员职责 1、按照企业制定的考勤制度对企业员工进行考勤管理。 2、督促、检查各部门做好日考勤。对日常的异常考勤进行处理（请假、调休等）。 3、将每月员工考勤情况制作成考勤报告上报人力资源主管。存在违反考勤制度的应当书面告知并列出处罚建议。 4、对考勤的原始资料进行分类存档，以便日后查找。 5、负责企业考勤卡、指纹打卡机的管理和办理。 （四）社保、统计、人事专员职责 1、认真学习和领会社会保险法律法规和有关政策制度，遵守社会保险各项规定，接受社保部门开展的各项继续教育和业务培训。及时向相关部门及人员传达最新政策、意见，配合有关工作人员做好社会保障政策方面的解释工作。 2、负责为企业员工办理各种社会保险，帮助员工参保退保。 3、负责及时、准确地核算公司社保费用并制作核算表，将核准签字后的表格交于薪资专员处，做工资核算。 4、负责员工保险报销工作。根据社保中心和商业保险公司要求，进行核准报销。负责领取社保报销分割单单据并与财务核对报销金额，下发到报销人。 5、处理员工工伤事宜。 6、与劳资专员配合，及时对职工关于劳动保险方面的争议提出解决方案。 五、服务管理中心主管职责 1．制定客户服务中心各项规章制度，编制服务管理中存在问题的统筹解决方案。 2．全面负责客户服务中心的日常工作，并进行服务质量控制。 3．接受及处理业主投诉，并做好记录存档，并及时上报上级领导。 4．负责对客户档案资料的管理工作。 5．定期或不定期对业主的投诉进行回访，收集各类建设性意见 6．负责定期对服务质量进行统计、分析，并提出整改方案。 7．负责对运作中不合格的服务项目进