晋中中小企业培训办公自动化课件.pptx

一、办公自动化概述： 办公自动化简称OA(OfficeAutomation) 办公自动化是把计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学结合起来，把基于各种不同技术的先进办公设置有机地组织起来，使办公系统具有高效率地综合处理各种办公信息的能力。 LP制作 一、办公自动化概述 1、办公自动化的特点 ①办化自动化是综合多门学科的发展迅速的新型学科 ②办公自动化是人机会话的信息系统。 ③办化自动化实现对文字、表格、数据、语音、图形、电子邮件、电子会议等信息的一体化处理过程 ④办公自动化是以提高办公效率和办公质量为目的 OA包括：数据处理、管理信息系统（MIS）和 决策支持系统（DSS）3个方面的内容。 LP制作 一、办公自动化概述 2、办公自动化系统的硬件设备 ⑴计算机 主要使用微型机 ⑵计算机网络 实现相互通信和资源共享 ⑶各种专用设备 打印机、显示器、绘图仪、传真机、电话、扫描仪、文字识别器、数码相机等 LP制作 3、办公自动化应实现的功能及业务 文字处理 数字、表格 语音处理 图形图像处理 电子邮件 电子会议 文档管理和资料检索 LP制作 第二章office2003的组成与功能 一、office2003的组成及功能： 字处理系统Word2003 电子表格软件Excel2003 文稿演示软件PowerPoint 关系数据库Access 邮件传输和协作客户端程序Outlook 网页制作工具FrontPage2003 图片处理软件PhotoDraw2003 排版软件Publisher2003 LP制作 2.1office2003的安装 1.安装中文版office2003的基本步骤： 启动WindowsXP； 在光驱内放好中文版office2003光盘； 打开“我的电脑”或“资源管理器”窗口，双击Setup.exe； 出现安装向导，按照安装向导的提示逐步完成操作。 LP制作 2.2Office2003的启动与退出 1、启动操作 ①单击“开始”/”程序”/“MicrosoftWord”。 ②若桌面上有Word2003快捷图标，直接用鼠标左键双击它。 ③若“开始”/“文档”菜单中有Word文档,可用鼠标左键直接单击它 ④在“我的电脑”或“资源管理器”窗口中，鼠标双击某个Word文档 2、退出操作 ⑴“文件”/“退出”。 ⑵单击窗口右上角的关闭按钮“×”。 ⑶双击窗口左上角的控制菜单图标。 ⑷单击标题栏左边的控制菜单图标，单击“关闭”命令。 3、关闭操作 鼠标单击窗口右上角的“关闭”按钮，选择“文件”/“关闭”命令 LP制作 2.3Office2003的文件操作 编辑文档文件步骤： “新建”或“打开”文档； 利用编辑工具编辑文档； 用“保存”或“另存为”命令保存文档。 LP制作 第三章Word2003的使用 3.1Word2003概述 3.2Word2003基本操作 3.3Word2003排版 3.4Word2003表格的制作 3.5Word2003图文混排 3.6Word2003其他功能 LP制作 3.1Word2003概述 Word2003是Microsoft公司套装办公软件office2003中的文字处理软件。主要特征是：所见即所得、易学易用，它具有丰富的文字处理功能，可以将图、文、表格混排。 通过使用Word2003，用户可以很方便地处理日常工作中的各类文档。 LP制作 3.1Word2003概述 3.1.1Word2003环境 3.1.2基本术语 LP制作 3.1.1Word2003环境 1.Word2003视图方式 “视图”是指显示文档的方式，Word2003有四种视图:普通视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图。 对于不同的操作需求采用不同的视图。视图之间的切换可以使用【视图】菜单中的命令、或者是使用水平滚动条左端的视图切换按钮。 2．帮助功能的使用 如果遇到问题，可以通过Office助手、“帮助”菜单来查找相应的帮助主题。 LP制作 3.1.2基本术语 在使用Word2003时，经常会用到一些术语，例如：标题栏、菜单栏、工具栏、工作区、图文框和状态栏等。 1．Word2003窗口组成 LP制作 基本术语 2．工作区 在Word2003窗口的工作区中可以打开文档，并对它进行文本输入、编辑或排版等。 Word2003打开多个文档时，每个文档都会打开一个独立窗口并在任务栏上显示。 3．插入点 工作区有一个闪烁着的黑色竖条“I”（或称光标），称为插入点。 LP制作 3.2Word2003基本操作 3.2.1Word的启动与退出 3.2.2创建新文档 3.2.2文档打开方法 3.2.3文本输入 3.2.4文本编辑 3.2.5文档的保存 LP制作 3.2.1Word的启动与退出 1．Word2003的启动方法有如下几种: （1）依次单击任务栏上的“开始”按纽→【程序】菜单→【MicrosoftWord】命令，启动文字处理软件。 （2）双击Windows桌面上的Word2003快捷方式图标，是启动Word2003的快捷方法。 （3）双击Word2003文档文件可直接关联打开文字处理软件。 LP制作 启动与退出 2．Word2003的退出 退出方法有如下几种： ⑴单击【文件】菜单→【退出】命令。 ⑵单击标题栏右端的Word2003窗口“关闭”按钮。 ⑶双击标题栏左端Word2003窗口的“控制菜单”图标。 ⑷按快捷键【Alt+F4】。 LP制作 3.2.2创建新文档 创建Word2003文档可以采用以下方法： 1、当Word2003启动后会自动打开一个新的空文档 并命名为“文档1”。 2、单击常用工具栏中的“新建空白文档”按钮； （基于默认模板）。 3、单击【文件】菜单→【新建】命令。 4、单击【文件】菜单→直接按【N】键→“确定”。 5、快捷键【Ctrl+N】。 LP制作 3.2.3文档打开方法 1、打开文档： 常用下列三种常用的方法打开已存在的Word文档 （1）依次单击【文件】菜单→【打开】命令； （2）单击常用工具栏中的“打开”按钮； （3）直接按快捷键【Ctrl+O】； 说明：依次单击【文件】菜单→【打开】命令，弹出“打开”对话框。选择对话框“查找范围”列表框中要打开的文档名，单击“确定”按纽。 LP制作 2．打开wps格式文档 Word 2003能够识别*.wps文件格式。打开步骤如下： ①单击【文件】菜单→【打开】命令或选择工具栏中的“打开”按钮，出现“打开”对话框； ②选定文件夹和文件的类型为wps， ③单击“打开”按钮，完成该文件的打开。 3．最近使用过的文档 默认情况下，【文件】菜单中会保留4个最近使用过的文档名，可以在【文件】菜单中点击 打开最近使用过的文档名。 文档打开方法 LP制作 3.2.4 文本输入 Word 具有自动换行功能，强制换行可用Enter键。 中英文输入状态的切换： Ctrl+空格键 不同汉字输入方法的切换： Ctrl+Shift 1.“即点即输” 只需在空白区域中双击，“即点即输”功能便会自动应用将内容放置在双击处所必需的格式设置。 2.插入符号 【插入】 → 【符号】 →在“符号”选项卡中的“字体”下拉列表框中选定适当字体→ 选中符号→“插入”。 3.插入日期和时间 【插入】 → 【日期和时间】 →选定“自动更新” →确定 。 LP制作 4．插入页码 【插入】 → 【页码】 页码显示只有在页面视图和打印预览方式下才可以看到，普通视图和大纲视图下不能显示。 5．合并文档 【插入】 → 【文件】 合并文档就是几个文档连接成一个文档，需要利用Word2003插入文件的功能。 文本输入 LP制作 6．插入脚注尾注【插入】 → 【引用】 → 【脚注和尾注】 脚注出现在文档中每一页的底端， 尾注一般位于整个文档的结尾。 例题：插入脚注（零、壹、贰……） （甲、乙、丙……） 文本输入 LP制作 3.2.5 文本编辑 1．编辑文本 Word 2003最基本的编辑操作技术有： 向文档中插入新的文本； 删除和修改文本的部份内容； 复制和移动文本； 查找与替换指定的字等等。 LP制作 文本编辑 2. 文本选定: （注意：先选择后操作！） （1）选定一个单词：双击该单词； （2）选定一个句子：按住【Ctrl】键，鼠标光标单击所要选句子的任意处一下； （3）选定一行或多行：将鼠标指针移动到该行的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，单击一下就可选定一行文本，然后向上或向下拖动鼠标。 LP制作 文本编辑 （4）选定一个段落：在该段落中的任意位置三击。 （5）选定整个文档：将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后三击。 （6）选定矩形区域中的文本：将鼠标指针移动到所选区域的左上角，按住【Alt】键拖动鼠标直到区域的右下角放开鼠标。 （7）选定大块文本：单击要选定内容的起始处，同时按住【Shift】键单击选定内容的结尾处。 注意：取消选择，任何地方点一下，或按↑箭头。 LP制作 3．插入文本 插入点移到需要插入文本的位置，输入新文本就可；注意：当前文档处在“插入”方式还是“改写”方式。 4．移动文本 选中对象→剪切→目标位置→粘贴 5．复制文本 选中对象→复制→目标位置→粘贴 6．删除文本 选中对象→按“DEL”删除键 文本编辑 LP制作 7．查找与替换 查找功能：用于查找名词，还能查找特殊字符; 替换功能：可以将查找到的内容用新内容替换. 文本编辑 LP制作 ★带格式的替换 操作方法： 编辑→“替换”→“高级” 文本编辑 LP制作 8．撤消与恢复 在【编辑】菜单中有【撤消ＸＸ】和【重复ＸＸ】（或“恢复ＸＸ”）的命令，其中“ＸＸ”两字是随着 不同的操作而改变的。 如果选定撤消列表框中某次操作，那么这次操作以前的所有操作也会同时撤消掉。同样，所撤消的操作可以按“恢复”按钮重新执行。 文本编辑 LP制作 3.2.5 文档的保存 在Word中最为常用的保存格式是：* .DOC或 * .RTF 1．文档的保存方法 当新建文档第一次“保存”操作时，会出现“另存为”对话框，单击常用工具栏中的“保存”按钮、 单击【文件】→【保存】、直接按快捷键【Ctrl+S】。 保存新建文档：【文件】→【保存】出现“另存为”对话框; 保存已有的文档：【文件】→【保存】； 保存多个文档：按住【Shift】键的同时单击【文件】菜单→【保存】命令。此时原“保存”命令已改变为“全部保存”命令，可以实现一次保存多个已编辑修改的文档 LP制作 文档的保存 2．文档的权限保护 给文档设置“打开权限密码”，使别人在不知道密码的情况下无法打开此文档;给这类文档加一个“修改权限密码”。 没有修改密码的人只能以“只读”方式查看但不能对文档修改。 LP制作 3.3 Word2003排版 3.3.1 版面设置 3.3.2 字体设置 3.3.3 段落设置 3.3.4 项目符号和编号 3.3.5 边框底纹 3.3.6 格式刷的使用 3.3.7 页眉页脚 3.3.8 分栏 3.3.9 首字下沉 3.3.10 插入分页符 3.3.11 背景和水印 3.3.12 文档打印 LP制作 3.3.1 版面设置 Word2003文档需进行文字格式的设置、 段落的排版、页面设置、分栏和文档的打印等的排版，使之图文并茂、赏心悦目。 操作方法： 【文件】→【页面设置】命令来设置纸张大小、页边距和方向等 。 文本区域的宽度是指纸张的宽度减去左、右页边距。 文本区域的高度是纸张的高度减去上、下页边距。 LP制作 3.3.2 字体设置 文字的格式主要是指文字的字体、字形和字号。 1、字体 操作步骤： ①选定要改变字体的文本 【格式】 →【字体】； ②从字体列表中选择相应的字体、字号。 说明： 1“磅”=1/72英寸 4号字=14磅 LP制作 2、字符间距 操作步骤： ①选定要改变字符间距的文本。 ②【格式】→【字体】，出现“字体”对话框。 ③选择“字符间距”选项卡的“间距” 列表框： 可选标准、加宽和紧缩； 在“间距”右边的“磅值”列表框中选择具体的间距值。 ④选择“位置”列表框： 可选标准、提升和降低。 在“磅值”列表框中选择具体的磅值。 LP制作 字体设置 3、文字效果 操作步骤： ①选中需要添加效果的文字，在出现的弹出式菜单中选择“字体”。 ②在弹出“字体”对话框，选择“文字效果”选项卡。 ③在“动态效果”列表框中选择合适的效果。 ④单击“确定”按钮。 LP制作 3.3.3 段落设置 主要掌握内容： （1）段落缩进 （2）段落间距的设置 （3）文本“对齐方式” 缩进：段落缩进是指每段落开头缩进几个字符 ① “段落”对话框 ； ② 使用“格式”工具栏内的对齐按扭。 LP制作 ③使用标尺缩进正文； 在标尺上移动缩进标记可改变文本的缩进量 段落设置 LP制作 间距和行距 段落间距是指段落与段落之间的距离； 行间距是指段落 中行与行之间的距离。 段落设置 LP制作 文本对齐方式： 两端对齐； 居中； 右对齐； 分散对齐； 左对齐。 段落设置 LP制作 3.3.4 项目符号和编号 插入项目符号 操作步骤： 选定添加项目符号的段落 →【格式】→【项目符号和编号】 →选定所需的项目符号(如下图) →【确定】。 LP制作 3.3.5 边框底纹 对文字加边框和底纹的操作步骤: ①选定要加边框和底纹的文字。 ②【格式】→【边框和底纹】，弹出“边框和底纹”对话框。③设置“边框”选项卡参数。 ④选定“应用范围”列表参数，选择为“文字”选项。 ⑤在预览框中可查看结果，确认后单击“确定”按钮。 ⑥文字加“底纹”类似上述操作。 底纹和边框可以同时或单独设置加在文本或段落上。 LP制作 3.3.6 格式刷的使用 利用格式刷工具可以方便、快捷地改变文字格式. 操作步骤： ① 选定源文字段落→单击工具栏“格式刷”按钮。 ② 此时鼠标指针变成一把小刷子，用刷子去 刷洗目标文字段落。 ③ 目标段落格式便与源文字段落格式变成一致。 LP制作 3.3.7 页眉页脚 操作方法： ①【视图】→【页眉和页脚】，打开页眉（或页脚）编辑区和“页眉和页脚”工具栏。 ②要创建页眉，可在“页眉”编辑窗口中键入文字或图形; ③单击“在页眉和页脚间切换”按钮，可切换到“页脚” 编辑区并键入页脚文本。 ④单击“关闭”按钮。 LP制作 3.3.8 分栏 操作步骤： ①选定整个文档或相应段落。 ②【格式】→【分栏】，出现“分栏”对话框。 ③选定“预设”框中的分栏格式、分栏数，在“宽度与间距”框中设置栏宽和间距。 ④调整页面宽度后设置栏宽和间距、“栏宽相等”复选框、“分隔线”复选框、应用范围等，随具体情况而定。 注意：在文档末尾对整篇文档分栏显示结果往往不能达到预期效果，改进的办法可在原文档结束处插入一分节符或段落标记后再分栏。 LP制作 3.3.9 首字下沉 操作方法： ①移动插入点到要设置的段落处。 ②【格式】→【首字下沉】，出现“首字下沉”对话框。 ③选定“位置”选项 ④设置字体、下沉行数和距其后面正文的距离。 ⑤单击“确定”按钮。 LP制作 3.3.10 插入分页符 Word2003具有自动分页的功能。当文字或图形填满一页时，Word 2003会插入一个自动分页符并开始新的一页。要在特定位置插入分页符，可插入人工分页符，单独形成一页。 操作方法：【插入】→【分隔符】。 如果要删除分页符，必须在普通视图下，此时人工分页符显示为一条带有“分页符”三个字的水平虚线。使用“剪切”或用键【Delete】删除。 LP制作 3.3.11 文档打印 1．打印预览 在将合并文档发送到打印机或其他设备前，应预览其外观。单击常用工具栏中的“打印预览”按钮或【文件】 → 【打印预览】均可达到打印预览的效果。 2．打印 Word2003提供多种打印方式选择：打印多份副本、不同纸型打印、只打印奇数页或偶数页、指定页码等。 【文件】→【打印】或按快捷键【Ctrl+P】均可以达到打印的效果。 LP制作 3.4 Word2003表格的制作 Word2003提供了丰富的表格功能，由不同行列的单元格组成表格，可以在 单元格中填写文字和插入图片。 可以对表格进行编辑、修改，而且还提供表格与文本间的相互转换和表格 格式的自动套用格式等。 LP制作 3.4 Word2003表格的制作 3.4.1 表格的创建 3.4.2 表格编辑与修饰 3.4.3 数据的排序和计算 3.4.4 表格文字转换 LP制作 3.4.1 表格的创建 Word2003提供了三种创建简单表格的方法： 1、选择插入表格的位置→【表格】→【插入】 →【表格】，出现“插入表格”对话框→ 根据需要调整各选项→【确定】。 2、常用工具栏中的“插入表格”按钮创建表格。 3、手动创建简单表格。 LP制作 3.4.2 表格编辑与修饰 对表格编辑与修饰方法主要有： 表格的选定； 调整行高和列宽； 插入或删除行列单元格； 单元格的合并与拆分； 表格的拆分； 表格框线和底纹的设置； 编辑和排版单元格中的文字等。 LP制作 表格编辑与修饰 1．选定表格 ⑴用鼠标选定表格： 选定单元格：单击选定的单元格； 选定表格的行：鼠标指针移到文档窗口的选定区 当指针变成向右上角指的箭头时， 单击左键就可选定所指的行； 选定表格的列：鼠标指针移到表格的顶端， 当鼠标指针变成选定列下指针箭头时 单击左键就可选定箭头所指的列； 选定全表：单击十字形表格移动控制点， 可迅速选定全表。 LP制作 ⑵用键盘选定单元格、行或列，与用键盘选定文本的 方法类似。 ⑶用“表格”菜单选定行、列或表格其操作方法如下： 选定行：鼠标点击于所选行的任一单元格中，单击【表格】→【选定】→【行】命令可选定所在行。 选定列：鼠标点击于所选列的任一单元格中，单击【表格】→【选定】→【列】命令可选定所在列。 选定全表：鼠标点击于表格的任一单元格中，单击【表格】→【选定】→【表格】命令可选定全表。 表格编辑与修饰 LP制作 2．表格中输入文本 建立空表格后，表格的单元格中输入文本， 另起一段应按【Enter】键。 按【Tab】键将插入点移到下一个单元格， 按上、下箭头键可将插入点移到上、下的行。 表格单元格中的文本像文档中其他文本一样，可以使用选定、插入、删除、剪切和复制等 基本编辑技术来编辑。 表格编辑与修饰 LP制作 3．修改行高、列宽 Word 2003根据单元格中输入的内容的 多少自动调整行高，也可以根据需要来修改。 （1）用拖动鼠标修改表格的列宽 将鼠标“I”形指针移到表格的列边界线上， 当鼠标指针变成调整列宽指针时，按住鼠标左键，此时出现一条上下垂直的虚线。 拖动鼠标到所需的新位置，放开左键即可。如果想看到当前的列宽数据，那么只要在 拖动鼠标时按住【Alt】键，水平标尺上就 会显示列宽的数据。 表格编辑与修饰 LP制作 （2）用菜单命令改变列宽 精确调整行高和列宽的尺寸用【表格】菜单中的【表格属性】命令可以设置包括行高或列宽在内的许多表格的属性。 表格编辑与修饰 LP制作 （3）用菜单命令改变行高的方法： 可参考菜单命令改变列宽。 ①选定要修改行高的一行或数行→单击【表格】 →【表格属性】。 ②“表格属性”对话框的“行”选项卡，“指定行高”前 的复选框并键入行高、选定单位（否则行高默认为自动设置）。 ③“确定”。 表格编辑与修饰 LP制作 4．表格、文字对齐方式 操作步骤: ①单击要设置文本对齐方式的单元格。 ②在“表格和边框”工具栏上选择所需的水平对齐或 垂直对齐选项，例如“中部居中”。 表格编辑与修饰 LP制作 5．插入和删除行列 插入或删除行或列的方法两种方法。 （1）用工具栏按钮插入行或列 通过使用常用工具栏的插入行按钮或插入列按钮，将空行插入到选定行的上方，行数与选定行数相同，空列插入在所选定的列左边，列数与选定的列数相同。 （2）用菜单命令插入行或列 用【表格】菜单中的【插入】命令插入行或列，可以将空行/列插入到行的上方或下方，将空列插入到选定列的左侧或右侧。 说明： 如果想删除表格中的某些行或列，那么只要选定要删除的行或列，单击【表格】菜单→【删除】命令→“行”（或“列”）命令即可。 表格编辑与修饰 LP制作 6．合并拆分单元格 （1）合并单元格 选定要合并的单元格→【表格】→【合并单元格】 （2）单元格拆分成几个小的单元格 选定这些要拆分的单元格→【表格】→【拆分单元格】 在“列数”框中，键入要拆分的列数，也可以单击其右端的按钮来增加或减少列数，其默认值为2，在“行数”框中键入行数，单击“确定”按钮。 表格编辑与修饰 LP制作 7．表格的拆分 要拆分一个表格，先将插入点置于拆分后成为新表格第一行的任意单元格中，单击【表格】菜单中的 【拆分表格】命令，在插入点所在行的上方插入 一空白段，把表格拆分成两张表格。 8．表格标题行的重复 选定第一页表格中的一行或多行标题行→单击【表格】菜单→【标题行重复】命令，Word2003会在因分页而拆开的续表中重复表格的标题行。 表格编辑与修饰 LP制作 9．表格格式设置 （1）利用【表格】菜单→【表格自动套用格式】命令对表格进行排版。选择预定义表格的格式、字体、边框、底纹、颜色供选择，使表格的排版变得轻松、容易，起到增强表格的效果。 表格编辑与修饰 LP制作 （2）使用“表格和边框”工具栏可以对表格的边框线的线型、粗细和颜色、底纹颜色、单元格中文本的对齐方式等进行个性化的设置。 （3）设置表格在页面中的对齐方式和文字是否环绕表格。 （4）进行诸如字体、字号、字形、颜色和左、中、右对齐方式等可以用文档文本排版的方法对表格中文字设置 表格编辑与修饰 LP制作 10．表格的边框底纹 （1）用格式工具栏给文本添加下划线、边框和底纹 操作步骤： 选定要设置格式的文本→格式工具栏中的“下划线”、“字符边框”和“字符底纹”按钮。 （2）用【格式】菜单→“边框和底纹”命令； LP制作 3.4.3 数据的排序和计算 Word2003提供了对表格数据进行排序的功能，利用这个功能可以对表格中的数据进行依据列和数字、笔划和拼音类别进行排序，关键字最多可以有三项，排序方向可分别设为递增、递减。 1．排序 【例】以对学生考试成绩表排序为例介绍具体 排序操作。如果要按数学成绩进行递减排序， 当两个学生的数学成绩相同时，再按英语成绩 递减排序。 LP制作 操作步骤： ①选择表格→ 【表格】→【排序】，出现“排序”对话框，选择“排序依据”列表框中选定相关项及“递减”单选框，然后依据”列表框中选定“英语”项，“类型”列表框中选定“数字”，选择“递减”单选框