商业租户档案管理制度

商业租户档案管理制度一、目的为规范各项目在招商、交付、入驻、营运期间资料档案信息的及时、正确、完整性，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于所有持有商业项目，代运营类特殊类型商业项目，视项目具体情况酌情参考本规范执行。三、一户一档资料内容合同及审批单：客商审批流程、合同审批流程、双签租赁合同及补充协议、合同配套资料、授权委托书、工程提资审批单等。商户资质资料：营业执照、开户银行许可证/收款信息确认书，身份证正反面、品牌注册证、品牌授权书等。催缴收款记录：租金通知书、催缴函、商户签收电子档、催缴微信截图、邮寄记录、付款凭证、财务收款回执等。发票收据记录：开票信息确认书、发票电子存档、收据照片、签收表、邮寄记录等。交付及进场资料：交付通知书、交付授权委托书、交付确认书、装修付费清单等。图纸及审核记录：装修图纸、图纸审核确认邮件。装修验收记录：开业竣工验视申请表、押金退款流程。退租手续：解约协议、解约计算底表、营业执照注销证明、还原验收记录表、解约审批流程、清算审批流程。其他重要事项资料留底：其他重要函件书面通知扫描件、邮件记录。四、责任部门及责任人合同相关的资料（纸质+电子）在正式移交给营运人员前由招商人员负责收集和管理。合同相关的资料（纸质+电子）在正式移交给营运人员后由营运人员负责收集和管理。交付、装修类等相关资料，由物业部门的客服人员负责保管，相关电子资料同步邮件移交营运人员。五、档案资料移交和管理档案资料类型档案资料分为纸质版、电子版两种类型。2档案资料移交原则档案采用一户一档形式，同一个商户档案资料集中保存，不得分散保管。凡对外签订的合同、合同配套资料、相关书面文件等都应由招商人员移交至营运指定人员，纸质档案需进行书面签收，电子档案进行邮件移交。招商营运档案资料需在商户房屋交付前完成。3档案移交资料标准合同需双方盖章确认（合同签署页、骑缝章必须加盖公章），并标明签署日期，并填写相关合同租金台账。合同租金台账管理执行办法详见《商业合同租金台账模板》。移交的合同、合同配套资料、相关书面文件，经办人需填写《商业招商营运一户一档移交资料清单》，电子资料经过邮件移交，纸质资料经双方清点确认无误后方可签收。一户一档移交管理执行办法详见《商业招商营运一户一档移交资料清单》。租金、物业服务费、水电费等合同实际收费与公司标准收费有差异，必须有经领导同意的审批文件。合同特殊条款需按模板填写进行移交，包括但不限于破租决、捆绑资源（外摆、仓库、广告位等）等。合同特殊条款移交管理执行办法详见《商业商户租赁合同特殊条款说明模板》。商户首期费用（租赁保证金、首期租金、首期物业费、POS押金和租赁费等）必须缴纳齐全方可移交。商户的品牌商标注册证和商标授权书必须完整U移交资料清单目录一式二份，双方各执一份，以备存查。附件索引:.《商业合同租金台账模板》.《商业招商营运一户一档移交资料清单》.《商业商户租赁合同特殊条款说明模板》.《商业商户收款信息确认书模板》.《商业商户开票信息确认书模板》.《商业店铺交付通知书》.《商业店铺交付授权委托书》.《商业店铺交付确认书》.《商业店铺装修付费清单》.《商业店铺开业竣工验视申请表》.《商业店铺还原验收记录表》