《公司差旅费管理制度优化设计【论文】4800字》

公司差旅费管理制度优化设计目录TOC\o"1-3"\h\u184241.中智诚征信有限公司概况 13282.中智诚征信公司差旅费管理现状 2289902.1借款管理的规定及流程 2126352.2中智诚征信公司费用报销方法 2220043.中智诚征信公司差旅费管理存在的问题 3149893.1费用报销金额存在虚报 3209983.2费用报销监管力度欠缺 4180513.3费用报销流程混乱 5225984.中智诚征信公司差旅费管理优化方案 6136944.1制定费用报销标准 614754.2加强费用报销监管力度 7160934.3报销流程清晰化 8124795.结论 8摘要：随着我国经济的快速发展，市场竞争愈演愈烈，而公司人员对外出差办事的需求和频率也大幅度提高，在不影响出差办事的效率前提下，如何有效地控制外出人员办事的费用开销越来越成为一个公司财务方面的重头戏。所以，我选择了以中智诚征信有限公司为例，希望以小见大一是能够证明差旅费用在公司发展中有着举足轻重的影响，二是希望可以以有效解决该公司出现的部分问题为经验，折射类似公司出现的问题。本文以中智诚征信有限公司为例，阐述其存在的报销金额虚报、管理力度欠缺、报销流程混乱等差旅费用报销问题并在此基础上进一步提出解决中智诚征信有限公司差旅人员费用报销问题的对策，以达到使差旅费用在公司经营成本占比尽可能减少的目的，从而扩大经营利润。此次解决该公司存在的问题，有利于推进企业财务工作高效化，加强财务管理水平，完善内部管理机制，促进公司的健康发展。关键词：控制费用差旅费用报销完善机制1.中智诚征信有限公司概况中智诚征信有限公司成立于2013年9月11日，现总部位于北京，是一家互联网金融企业，主要经营企业信用征集、评定；企业管理咨询；销售计算机软件等。由于公司是第三方平台，掌握大量贷款人信息状况，所以具有高度的保密性质。成立至今，公司发展到上海，深圳两个分部，员工总计70人左右。公司由著名企业家俞敏洪先生和资深投资银行家洪泰基金投资，董事长盛希泰，属天使投资，作为一家新兴行业的公司，在人员规模、管理模式、经济利益等都还不够成熟完美。社会发展至今，该公司也在前进的道路上不断摸索扩大，暂时属于亏本阶段，是由于社会的认可度还不是很高，有效信息没有掌握全面。但随着社会对于人们的信用问题愈来愈重视，诚信的分量越来越引起人们的重视，这对公司发展是一个非常好的前提和基础。中智诚征信有限公司的发展，虽然很难像同行业的蚂蚁金服一样有着比较广阔的市场，但经过这些年由公司总经理李宣博士的领导经营，公司的市场前景得到了大幅的提高，社会认可度也充分的得到提升，未来的发展不可限量。2.中智诚征信公司差旅费管理现状2.1借款管理的规定及流程出差人员外出借款：外出人员出差按有关明文规定额度借款，如《出差申请》和《借款单》借款，在出差人员返回的5个工作日内进行报销还款，原则上不允许跨月借支，借款超过5000元需提前报财务备款。公司主管批准后进行销账，实报实销，没有经过批准的，财务有权不予销账。借款人员书面请公司COO进行审批，后报给总经理复核同意，最终财务人员凭审批意见发放款。2.2中智诚征信公司费用报销方法差旅费用报销的一般性流程：出差人员按出差时所花费的金额，在出差结束后填写报销单据，并附好所有有关原始凭证，然后找上级有关领导签字审批，交友财务统一交由总经理签字审批，最终由财务部门进行款项报销。（销售部报销流程根据年度目标考核管理办法单独设定）尽管公司目前制订了一系列的规章条款制度，但是，基于公司一天天的发展壮大，某些规定依然无法适应发展的需要，这就使得在公司运营的过程中会出现意想不到的问题和阻碍，以公司差旅费用报销一块为例，人员的不断变动，出差地点的临时变化以及在出差过程中出现的不可控性极大等因素，在报销的时候除了一贯普通情况的报销方法以外，面对种种特殊情况还需要具体情况具体对待，所以这就使得在报销流程方面没有一个固定的流程，这也成为公司财务方面的一个重大的弊端。针对公司差旅费用的报销方法还需要不断探索和完善，这是一个漫长的过程，需要在实践的检验中学习和发现。3.中智诚征信公司差旅费管理存在的问题3.1费用报销金额存在虚报在公司各个部门中，要属销售部门的出差频率较大，报销金额也最多，平均每一位销售人员每个月的出差费用都在2000-4000左右，这不算平时的电话费和业务招待费，如果合计算下来大概都在六千上下，公司大约20名销售人员，这样计算下来每月几乎要花费十多万的报销费用，问题就来了，如此大的一笔支出，到底存在多大的真实性却很难预知，所以其中虚报金额的可能性也随之增大。费用报销金额存在虚报，这也是人为的，主观的行为，由于存在不可控性，外出的人员很难得到监管，这就为最终的虚报埋下隐患。尤其是业务招待费，业务招待费的不可控性更大，招待的人数量不一，有多有少，招待的规格也参差不齐，导致最终的花费有有高有低，很难控制。出差人员的自我意识不够严格，得不到提高，这是个比较根本性的问题，也是最难彻底解决的问题之一。社会发展能够促及经济的不断提高，费用报销难以真正的落实，公司的发展也离不开各方面大大小小的环节。如果真的要想从根本上解决虚报问题，还得从人这个最根本的方面入手，不论怎样，人是所有活动的主体，提高自身的素质品格，加强自身的自制力，才不会被其他人影响，才能做出做正确的选择，最合适的决定。3.2费用报销监管力度欠缺公司成立时间较短，好多管理方面的还不够成熟和高效，会有很多管理漏洞有待完善，在出差人员外出期间所花费的费用，很难得到有效监督和控制，这样很不利于公司的整体发展，影响甚大。而且，管理问题是一个根本性的问题，对人对事的管理的好坏直接影响着公司前进发展的进程，不容小觑。公司的发展难以达到一定的规模，或者说是没有达到一种高度，就很难在更方面做到完善，相反，随着公司的不断发展，想要做到完善更是难上加难，只有做到在发展中解决问题，在不断解决问题的过程中促使公司前进。公司发展是个艰巨而漫长的过程，并不是一朝一夕所能达到的目标。在管理方面，每个公司也都各不相同，对于中智诚征信有限公司的发展，在费用报销管理方面力度欠缺严重，导致一些人为的弊端随之而来，本可以避免的的问题还需要花费人力物力甚至财力的解决，无形中给公司的发展带来越来越多的阻碍。监督和管理是相依并存的两项职责，不可分割，从某种程度来讲正因为有监督一责存在，管理也得到了相应的提高，正因为有了管理的提高，那监督才更有了继续下去的意义。所以说监督管理相依并存，难舍难分。而现实中，中智诚征信有限公司就面临着监管力度不严的弊端，真正做到了监管并重，好多问题也都会迎刃而解。公司也会朝更好的方向前进，员工和领导相处也更加和谐，公司整体氛围也会自然和气。3.3费用报销流程混乱由于公司的管理体制不够完善，所以导致在一些细节方面也体现的淋漓尽致，在费用报销流程方面不够清晰明确，章法混乱，最终导致报销的效率低下，报销人员感到烦恼琐碎的同时，作为财务人员压力也是比较大的，财务应是报销环节最终一环，再然后就是报销的发放。然而现在财务人员拿到上交来的报销单据审核完毕后还需找各领导签字再进行发放，增加了公司财务工作的压力，也使整个流程毫无章法可言。中智诚征信有限公司成立至今，公司发展取得了显著进步，但在关于出差人员外出的报销流程上有些混乱，报销效率很难提高。不仅影响了报销人员的时间，耽误工作，也增加了财务部门的工作量，更重要的是影响了整个公司的发展进度，给公司的人员增添不必要的心理压力，毕竟这并不是很难，很繁琐的的事情，如果人为的将其复杂化，的确是得不偿失。在公司的日常发展经营中，在费用报销方面，出差人员拿着报销单据来到财务室取粘单，然后一点一点进行粘贴，粘贴完后拿到财务室进行审核，财务人员再将凭证交到各个部门找副总签字审批，最后交到总经理签字同意。一切审批工作结束以后才轮到财务通过网银进行网上发放报销，至此，出差人员的报销才顺利完成，先不说工作繁琐程度，单单是需要报销的原始凭证之多就容易丢失或毁损，对报销最后失败有很大的隐患。4.中智诚征信公司差旅费管理优化方案4.1制定费用报销标准公司应制定一系列符合公司实际发展的费用报销标准来辅以公司健康运行，例如按出差人员级别划分报销额度，按业绩突出与否划分，能者上，庸者下，利于公司发展也不失于公平。着眼于中智诚征信有限公司的发展，我建议公司除销售部门以外按照公司人员对耗费频率划分报销额度，因外出业务少，出差频率低，金额也不是太大，这样安排也会显着层次分明，管理高效。而销售部门则外出频率高，所花费金额也不固定，可以实行业绩制度报销原则，业绩高的销售人员报销额度也随之提高，相反，则降低。这样不仅能够激发人员销售积极性，也能为公司扩大客户群，从而极大促进公司经营发展。制定报销标准需要全公司共同遵守，真正做到知则、尊则、守则。用实际行动去维护好公司的每一步发展成果，才能够实现所谓的和谐共处，企业文化优良，企业发展蒸蒸日上的美好目标。费用报销最终如果能够得到顺利解决，标准问题还应该仔细核定，不能因难以落实而半途而废，社会车轮在不断前进，一个企业的发展也应像社会发展一样去不断解决出现的任何问题，真正地在报销上做到锲而不舍，持之以恒的努力，才能永久持续的发展。4.2加强费用报销监管力度公司高层应中着重于制定一套恰当可行且行之高效的管理体制制度，然后加强相关部门管理人员的培训和管理，调和领导与下属之间的相对关系，从而有利于对下属的管理，报销费用由各个部门经理先行把关，再由各报销人员自行上交高层领导签字审核，每一层都应重视监管费用等信息是否达标，绝不能姑枉过之。加强管理力度其实最根本也最实效的还是自我主动，自己管理监督自己，这就需要公司本身也需要树立一种企业文化，对新老员工一视同仁，营造和谐奋进的企业氛围，让员工在公司工作有一种在家的感觉，充满热爱自然也就会主动维护自己的家。毕竟公司的发展是要靠每一个员工的共同努力。中智诚征信有限公司加强对费用报销的监管力度，本身就是一个对自身企业文化的不断扩充和积蓄营养的过程。让员工获得幸福感是公司很大的成就，什么是监管，顾名思义监督管理。需要自我的监督，同事监督，领导管理，甚至可以建立专门的部门进行此项工作的进行。优秀的管理机制可以激发个人的战斗力，团队的凝聚力，公司整体的核心力。4.3报销流程清晰化报销流程混乱，是一个严肃的问题，当在费用报销时如果遇到不能再像以往，而是财务找各级领导签字才能审批。身为一位出差人员要进行报销，而费用报销是你的权利也是一种义务，主动行使报销的权利的同时，也应该主动去尽自己的义务，找各级领导审批同意后，最终交到财务获得最后的报销，而财务作为最后行使报销的部门最后把关，检查报销单据及领导签字等内容，发放报销，完成报销工作。报销流程的清晰化，这不仅对企业本身是一种福祉，在公司的每一位员工也都会因自身处于一个严谨的有条理的公司而感到舒适，对每一位员工都是一种莫大的福利，很多时候做一件事情结果是相对的，做好了对自己有时也是一种鼓励，一种回报。使报销流程清晰化，首先就是财务部门的工作简洁有序，更能够促使报销工作的进行。其次就是出差报销人员的工作也能够简便高效。清晰化的报销流程，财务的有序进行，公司的健康运营。5.结论综上所述，通过以上对整个费用报销方面的研究以及中智诚征信公司差旅费用存在的金额虚报、监管不严、流程混乱等问题的分析，我们可以看出这些问题给公司带来的影响很大，提出针对性建议有效地解决所出现的问题，公司方面也在积极改善公司管理机制，从而大大控制了不必要费用的支出，节约公司经营成本。费用报销包含的内容也不仅仅是差旅费用的报销，公司日常业务的发生都会有可能引发各种费用的发生，所以在本文所提到的几种解决建议很难做到百分之百的有效或者说是彻底解决更是远不可能实现的。经济不断发展，社会不断发展，在这个飞速的车轮下，抓住细节才可能成功，费用报销作为财务方面的一项工作，一定要慎重待之，更何况财务工作容不得半点忽视。参考文献:[1]米星会.对本钢集团税费管理与差旅费管理控制的思考[J].经济技术协作信息,2019(17):58-59.[2]高洋.加强事业单位差旅费管理的措施研究[J].新财经,2019(5):174-174.[3]张春艳.新形势下差旅费探讨[J].商情,2019,000(040):47.[4]张晓宁.浅谈销售企业差旅费控制的实践与认识[J].财经界,2020,No.542(03):105-105.[5]刘爱荣.企业差旅费财务管理模式及其创新研究[J].企业改革与管理,2020,No.385(20):166-167.[6]蔡明玖,杜晶,张丽,等.基于商旅平台的电网企业差旅费用管理[J].财务与会计,2019(11).